¿Cómo organizar eventos preventivos en su empresa?

Una forma efectiva de difundir temas de prevención en una empresa es organizando eventos internos enfocados en este tema. La clave está en que los Comités Paritarios (CPHS) sepan cómo planificarlos exitosamente, ya que suele ser una tarea compleja que requiere de gran dedicación por parte del equipo productor. A continuación le entregamos una serie de consejos que busca guiar y apoyar la labor de los CPHS.

Objetivos bien definidos
Una de las claves fundamentales para conseguir el éxito del evento, es tener claridad desde un comienzo sobre qué es lo que se busca con el evento. Para aclararlo, responda las siguientes preguntas que servirán para evaluar la realización de la actividad y desarrollar el trabajo futuro:

-¿Qué pretende lograr el CPHS con el evento interno? Determinar con claridad lo que se espera, permitirá analizar las estrategias que se necesitan para alcanzar el objetivo

-Tema central. Cuando se abordan muchas ideas a la vez, los discursos pierden consistencia y utilidad. Lo ideal es focalizarse en uno o dos temas en materia de seguridad y discutirlos con profundidad.

Determinar qué se necesita
Al organizar un evento de este tipo, no sólo se consideran los recursos necesarios para llevarlo a cabo. El CPHS debe tomar en cuenta otras variables como el tiempo y el grupo humano, que influirán directamente en el éxito de la actividad:

-Tiempo: La organización requiere de días de planificación, por lo tanto se debe establecer la fecha exacta del evento con anterioridad prudente. Así podrá solucionar con facilidad cualquier improvisto.

-Personas: Se deben conformar equipos de trabajo de acuerdo a los conocimientos y habilidades de sus miembros. Cada grupo debe tener claridad en sus funciones para saber con cómo debe aportar a la actividad.

-Recursos: El dinero necesario para el evento debe quedar definido en un presupuesto que el CPHS debe presentar al área ejecutiva y de prevención de riesgos. Si el proyecto cuenta con objetivos claros, mostrará seriedad y la obtención de recursos monetarios será más fluida.

Planificar
Para cubrir todos los frentes de un evento, la planificación es una tarea que debe realizarse conscientemente por el CPHS, y debe organizarse en tres etapas básicas:

Pre-Evento
•Realizar un armado del diseño general de la actividad, los tiempos de cada bloque, y determinar quién será el expositor
•Gestionar la contratación de proveedores, delegar tareas a equipos de trabajo y revisar el material que se requiere
•Comunicar el evento a los trabajadores convocándolos a participar
•Revisar y testear los elementos técnicos de soporte

Durante el evento
•Realizar un seguimiento de los tiempos y servicios
•Coordinar las actividades y a los oradores
•Organizar al personal de soporte poniendo atención a posibles improvistos
Post-Evento
•Medir el feedback de la actividad a través de una breve encuesta escrita
•Agradecer a los participantes y expositores
•Conversar y discutir sobre el proceso y resultados con los proveedores y equipos de trabajo

El valor de los detalles
Para que un evento tenga la convocatoria deseada y sea valorado por sus asistentes, es fundamental poner atención a ciertos puntos que deben abordarse con creatividad para que el encuentro sea recordado de buena forma. Se recomienda poner atención a:

•Musicalización
•Ambientación
•Escenografía
•Merchandising
•Iconografía
•Indumentaria de promotores
•Credenciales y artículos para participantes

Registrar el evento
La documentación de un evento interno como este permitirá almacenar material que puede servir de referencia para futuras actividades y será útil para que la CPHS refuerce y promueva su mensaje preventivo. El encuentro puede registrarse a través de:

•Filmación y edición de los contenidos de la actividad
•Encuesta escrita al cierre de la actividad o en días posteriores
•Carpeta de documentación del caso
•Medición de feedback puntual a través de correos electrónicos, grupos motivacionales o intranet

Fuente: www.empresaludng.com.ar